Escala médica hospitalar em SP: como garantir cobertura e previsibilidade

São duas horas da madrugada. O telefone da diretoria médica toca: um plantonista avisa que não poderá assumir o turno do dia seguinte.

O que vem depois é conhecido de quem administra um hospital: ligações, favores, negociação de última hora e a pauta cirúrgica em risco.

Esse tipo de cena não depende do tamanho do hospital. Depende de como a escala foi desenhada antes do telefone tocar.

Por que a escala é parte da segurança, não só da logística

A escala decide se haverá um anestesiologista na sala na hora marcada. Sem ele, a cirurgia não começa.

Um estudo brasileiro sobre cancelamentos cirúrgicos encontrou taxa de 6,79%. Desses cancelamentos, 46,40% tiveram causas não clínicas, ou seja, ligadas à organização e não ao estado do paciente.1

O estudo não isola a falta de profissional como causa. Mesmo assim, ele mostra que boa parte do problema nasce fora da sala e pode ser tratada com gestão. O tema tem artigo próprio sobre como reduzir cancelamentos cirúrgicos.

O que as normas esperam do hospital

A Resolução CFM 2.147/2016 trata das responsabilidades do diretor técnico. Entre elas, organizar a escala de plantonistas para que não haja lacunas nas 24 horas de funcionamento e tomar providências quando um plantonista falta.2

Já a Resolução CFM 2.174/2017 define como deve ser o ato anestésico. O anestesiologista permanece na sala, não conduz anestesias simultâneas em pacientes diferentes, e as condições mínimas de segurança são definidas entre o serviço de anestesia e a direção técnica.3

Na prática, uma escala que depende de improviso entra em choque com as duas regras. Não há como cumprir a permanência em sala se ninguém foi escalado para ela.

Três riscos de uma escala fragmentada

Turnos descobertos. A falta de um profissional no horário marcado significa pauta atrasada ou cancelada, paciente reagendado e insumos desperdiçados.

Falta de familiaridade. Plantonistas que atuam em vários hospitais nem sempre conhecem os fluxos internos, as preferências dos cirurgiões e os protocolos da instituição. Isso não torna o profissional pior, mas aumenta o atrito.

Desgaste da diretoria. Fechar escala de última hora consome horas da diretoria médica, que poderiam ir para qualidade assistencial e planejamento.

Nenhum dos três é inevitável. Todos dependem do modelo de cobertura escolhido.

Modelos de cobertura: o que cada um oferece

Não existe modelo perfeito. A tabela compara três arranjos comuns e o que cada um exige do hospital.

Hospitais com equipe própria robusta podem funcionar bem. A tabela mostra onde cada modelo costuma exigir mais atenção, não quem é melhor.

Para entender como acompanhar o resultado, veja os 5 indicadores de gestão anestésica externa.

Anatomia de um plano de substituição

Um plano de substituição que só existe na cabeça do coordenador não resolve às duas da manhã. Ele precisa estar escrito e ser conhecido por todos.

1. Defina quem é o primeiro contato quando alguém não puder cumprir o turno.
2. Combine antecipadamente quem são os substitutos e em que ordem serão acionados.
3. Estabeleça o prazo para avisar a ausência e como o aviso chega à diretoria.
4. Registre cada troca e cada ausência para que o padrão apareça nos relatórios.
5. Revise o plano a cada ciclo, com base no que realmente aconteceu.

Um plano assim não elimina imprevistos. Ele reduz o tempo entre o imprevisto e a solução.

Vale também decidir o que acontece quando o substituto não está disponível. Pode ser a redistribuição da pauta, o reagendamento de cirurgias eletivas ou o acionamento de outro serviço. O importante é que a decisão esteja registrada e que a diretoria saiba quem a toma.

Para as urgências, o raciocínio é outro: a retaguarda precisa existir o tempo todo, porque o paciente não espera a pauta.

Quanto da sua escala depende de improviso?

A ferramenta abaixo é um exercício de autoavaliação. Ela ajuda a visualizar onde a escala depende de resolução caso a caso.

O resultado não é um índice oficial nem uma comparação com outros hospitais. Serve para apontar os turnos em que vale definir um substituto antes que a falta aconteça.

Como saber se a escala está funcionando

Sem número, a escala só aparece quando falha. Três registros simples já mudam a conversa com a diretoria.

Turnos fechados com antecedência. Quantos turnos do mês estavam definidos com tempo suficiente e quantos foram resolvidos às pressas.

Trocas de última hora. Número de substituições feitas perto do plantão, por serviço. O objetivo não é zerar, e sim entender o padrão.

Atrasos e suspensões ligados à ausência. Quantas cirurgias atrasaram ou foram suspensas porque faltou profissional no horário previsto.

Esses dados entram no mesmo painel dos indicadores de auditoria em centro cirúrgico, o que facilita comparar mês a mês.

O primeiro dia de quem chega à escala

Mesmo com bom plano de substituição, quem assume um turno sem conhecer o hospital começa em desvantagem. Um roteiro curto de integração evita atrito.

• Contatos úteis: coordenação, enfermagem do centro cirúrgico e farmácia.
• Fluxo da pauta: quem confirma o paciente, onde ficam os materiais e como se chama a SRPA.
• Protocolos da instituição para avaliação, analgesia e alta da recuperação.
• Preferências conhecidas dos cirurgiões da pauta do dia.

Esse roteiro vale para qualquer modelo. Num grupo que atua de forma recorrente no hospital, boa parte dele já faz parte da rotina.

Perguntas para fazer a um grupo de anestesia

Se o hospital avalia um modelo de cobertura estruturada, algumas perguntas ajudam a separar promessa de prática:

• Como a substituição é feita e quem a aciona?
• Quais relatórios chegam à diretoria e com que frequência?
• Como a equipe é apresentada aos protocolos do hospital?
• Como o grupo acompanha pontualidade e cirurgias suspensas?

A lista completa de critérios está em como contratar um serviço de anestesia.

O que muda para cada perfil

Administração. Mais previsibilidade de pauta e menos custo com soluções de emergência.

Cirurgiões. Saber com antecedência quem estará na sala e ter um canal para alinhar casos.

Governança. Registros que permitem auditar a cobertura, o que é útil em processos de acreditação como o Qmentum Diamond.

Perguntas frequentes

O próximo passo

A escala não precisa ser fonte de ansiedade para a diretoria. Ela pode ser uma rotina previsível, com regras escritas e indicadores acompanhados.

Para começar, vale mapear os turnos mais expostos e conversar com a gestão do centro cirúrgico sobre o que já funciona. Se o hospital quer avaliar uma parceria, a AMD Anestesia está disponível para conversar.

Fontes

1. Revista Brasileira de Enfermagem, 2017. Cancelamento de cirurgias eletivas em hospital brasileiro (dados de um serviço específico). SciELO
2. Conselho Federal de Medicina. Resolução CFM nº 2.147/2016. Normas Brasil
3. CFM. Novas regras para a prática do ato anestésico reforçam segurança do paciente. CFM · Resolução CFM nº 2.174/2017. PDF